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Ein zentraler Maillserver kümmert sich um Versand, Empfang, Speicherung und Viencheck Ihrer eMails. Durch die zentrale Speicherung können die eMails auch zentral gesichert werden. eMails können an interne Gruppen versendet werden und in öffentlichen Ordnern abgelegt werden, damit jeder berechtigte Anwender Zugriff hat. Im Falle von Krankheit oder Urlaub können die Mails an eine Vertretung weitergeleitet oder Zugriff gewährt werden. Die einzelnen Anwender holen die Mails am Mailserver ab. Einene eigenen Mail-Server lässt sich kostengünstig realisieren mit AVM Ken! oder natürlich mit dem Microsoft Windows Small Business Server.
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